Hlavní koncepcí ERP (Enterprise Resource Planning) je vybudování jednotného technologického a informačního prostředí pro řízení firemních procesů a zdrojů bez ohledu na teritoriální nebo funkční situování a jejich výkonu či umístění; myslí se tím dostupnost nástrojů pro operativní evidenci všech primárních dokladů a operací, ideálně v místě jejich vzniku, jejich analytické zpracování pro rozhodování managementu a další distribuci dat mezi útvary a pracovníky firmy. Důležitým aspektem je vytvoření „jednotného“ informačního prostoru, tak aby se předešlo nutnosti zadávat údaje do různých systémů, snížily se náklady na vlastnictví informačních systémů a snížil se počet chyb při zadávání/zpracování údajů.
Podle mého názoru je každá firma velmi podobná živému organismu a zde můžeme použít přirovnání s lidským tělem. ERP je oběhovým systémem firmy; naplňuje všechny firemní složky kyslíkem a vším co firma (dodává další energii a příležitosti); jako první reaguje na změny; pomáhá identifikovat a zápolit s „viry a bakteriemi“, které mohou firmu ovlivnit jak interně (interní zneužívání a chyby zaměstnanců, neefektivní řízení zdrojů, dlouhodobého majetku atd.), tak externě (zpoždění dodávek, špatná kvalita odebraného materiálu/zboží/služeb, velké množství pohledávek a jiné). Hned na úvod je nutno poznamenat, že jakýkoli ERP je ve schopných rukou managementu silným nástrojem pro firemní rozvoj. Není to ale snadné, je nutno se naučit s daty a systémem pracovat. Jestli a jak reagovat na signály ERP, záleží jen na řídicím orgánu společnosti.
Moderní technologie mohou inspirovat k novým nápadům a otevírat nové příležitosti a obzory, ale podnikání řídí lidé, a to je fakt. Není to ale samospásné, je důležité si uvědomit, že žádný ERP systém nemůže řídit a rozvíjet firmu/podnikání nezávisle, bez zásahu člověka.
Implementace ERP systému je pro každou firmu zářivou nadějí i obrovským strašákem. Není žádným tajemstvím, že statistiky úspěšných implementací jsou poměrně neuspokojivé. Každý rok se objevují informace o mnohamilionových implementačních projektech, které skončily neúspěchem, a nezáleží přitom na konkrétním dodavateli nebo implementovaném systému. I když jejich výběr je třeba brát velmi vážně a posoudit nejen aktuální přínosy, ale také možnosti dalšího rozvoje/rozšíření funkcionality systému do budoucna (zda bude ERP vyhovovat potřebám rostoucí firmy a vyvíjet se/rozvíjet se spolu s ní).
V předchozích článcích: „Upgrade Microsoft Dynamics AX: Kdy se rozhodnout, zda je vynaložené úsilí opodstatněné a jak ho měřit“ a „Moderní finanční ředitel jako subjekt digitální reality“ jsme již sdíleli informace o tom, které ERP systémy vedou na světových trzích. Použili jsme při tom příklad z řady řešení Microsoft Dynamics 365 (Microsoft Dynamics 365 Finance, Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management, Microsoft Dynamics 365 Busines Central, Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement atd.), zdůraznili výhody, které ERP firmám přináší a také to, jak moderní technologie, které Microsoft nabízí, mohou podpořit růst podnikání v budoucnosti.
V tomto článku se chceme věnovat tomu, jaké faktory (interní i externí), ovlivňují proces implementace z celkového organizačního hlediska, a to bez ohledu na to, o jaký konkrétní ERP systém se jedná.
Základem, kterým je potřeba začít, je úvodní posouzení celkové připravenosti firmy na zavedení ERP systému. Implementace je velmi pracný a náročný proces, který vyžaduje značné časové a finanční náklady. Předpokládá aktivní a pravidelné zapojení vrcholového managementu do projektu, vyžaduje seriózní metodické školení, adaptaci personálu na práci v systému a vede k řadě důležitých změn týkajících se nejen jednotlivých podnikových procesů, ale i podniku jako celku.
Objektivně posoudit svoje možnosti oproti přáním – to je první a nejdůležitější krok, který musí vedení společnosti učinit před zahájením implementačního projektu. Právě toto posouzení a jednotnost lidí, kteří ho učiní, výrazně ovlivní celý průběh projektu. Klíčovým úkolem zhotovitele (dodavatele) je v tomto okamžiku vytvořit u zákazníka realistické očekávání; upřímně a poctivě ukázat všechny možné zákoutí a rizika implementace ale také nástroje k jejich překonání. Řešení vždy existuje, hlavní je, aby ho všechny zúčastněné strany projektového týmu (objednatel i zhotovitel) byly ochotny najít a přijmout.
Vrátíme-li se k analogii s oběhovým systémem, tak před instalací nové „srdeční chlopně“ (ERP systém) se vyplatí si v klidu vyslechnout doporučení lékaře (dodavatele). Následně se rozhodnout, zda mu věříte, nebo ne a podle doporučení lékaře připravit tělo (firmu a zaměstnance) na změny (některé firmy na to potřebují více než měsíc). Je potřeba se obalit trpělivostí, a to jak při implementaci, tak při spuštění nového systému, protože firma, stejně jako člověk, potřebuje čas na adaptaci a správné používání nové „chlopně“.
Podívejme se nyní trochu podrobněji na další důležité faktory, které zaručí úspěch implementace ERP v každé společnosti bez ohledu na její velikost, odvětví nebo region.
- Jednota vrcholového managementu ve vizi strategie rozvoje společnosti jako celku. Společnost si uvědomuje, kde se nyní nachází, o co usiluje v budoucnu, jaká má omezení a jaké příležitosti jí zavedení ERP systému přinese.
- Vysoká odborná úroveň externího poradenského týmu, který se podílí na realizaci projektu implementace a také důvěra vrcholového managementu na straně zadavatele v tým odborníků, kteří projekt realizují.
- Podrobný plán/harmonogram projektu implementace, který obsahuje celý seznam úkolů (rozsah projektu), které mají provést všichni účastníci projektu (zadavatel a dodavatel) ve všech fázích realizace (od analýzy požadavků až po spuštění systému); určí prioritu a pořadí úkolů, stejně jako dobu jejich realizace a odhadovaný rozpočet. Právě tento časový plán bude jednotným projektovým plánem pro celý realizační tým (zadavatele a dodavatele), který jim umožní spolu dosáhnout společného cíle.
- Aktivní zapojení vrcholového managementu na straně zadavatele ve všech fázích projektu ERP. Povinná účast managementu na Řídících výborech projektu, kde se bude pravidelně projednávat stav projektu, odchylky (včetně příčin odchylek) a způsoby jejich odstranění. Umožní to managementu detailně vnímat situaci a rychle přijímat nápravná opatření.
- Důsledné dodržování metodiky projektu. Průběžné pořizování projektové dokumentace (povinná existence ucelené projektové dokumentace, součástí které jsou například: návrh systémového řešení, testovacích scénáře pro každý implementovaný proces, který je zahrnut do rozsahu projektu; specifikace technologických úkolů na vývoj, pravidla vývoje atd.), která obsahuje dokumenty, které spravují: řízení změn, řízení vývoje, dostupnost nástrojů pro správu verzí souborů a kódu; registrace změn, jejich přenos mezi aplikacemi atd. Díky všemu tomu zadavatel po spuštění systému nedostane ERP – „černou skříňku“, u které není jasné, jak funguje, ale hotovou strukturu se znalostní bází, která umožní úspěšnou údržbu a rozvoj systému v budoucnu. Rovněž bude snadné zaškolit nové zaměstnance a není potřeba se obávat toho, že by firma přišla o know-how, spojené s fungováním ERP, v případě odchodu jakéhokoliv zaměstnance z firmy.
- Způsobilost klíčových uživatelů zadavatele, kteří mají úplnou znalost jim svěřeného procesu (uspořádání, silné a slabé stránky, kdo za co odpovídá, jaké jsou klíčové problémy) a strategických cílů jeho rozvoje; mají pravomoc rozhodovat a řídit priority úkolů svých zaměstnanců.
- Pravidelně informovat všechny zaměstnance zadavatele o cílech, termínech a aktuálním stavu projektu. Zavedení ERP systému mění nejen technologii, ale také firemní kulturu. Aby byla implementace úspěšná, je nutné nejen realizovat projekt, ale také adaptovat zaměstnance zadavatele na nový systém, který by se měl stát efektivním nástrojem pro jejich práci (zohlednit psychologické a administrativní aspekty, na které by měl být manažer připraven).
- Odmítnutí paralelního účtování v několika systémech (starých i nových). „Sezení na dvou židlích“ výrazně zpomaluje adaptaci pracovníků na nový systém, snižuje efekt jeho zavedení a vyžaduje další lidské úsilí, což se velmi často projevuje vznikem nespokojenosti/konfliktů ve firmě, které mohou překazit řadu přínosů, při zavedení nového systému řízení.
Rok 2020 nám ukázal, že společnosti, které investovaly do ERP s předstihem, jsou lépe vybaveny pro zvládnutí rychle se měnícího tržního prostředí než jejich technologicky méně vyspělí konkurenti. Většina našich klientů se s výzvami roku 2020 vyrovnala a navzdory současné náročné situaci pokračuje v aktivním rozvoji svého podnikání.
Svět už nebude stejný!
Zavedení ERP systému může být jedním z nejlepších rozhodnutí, které můžete jako manažer nebo akcionář právě teď udělat!
